Audit Internal merupakan salah satu tools (alat) dalam mengevaluasi Sistem Manajemen Mutu dalam organisasi. Dalam melakukan Audit Internal, maka seluruh persyaratan akan dilihat impelemntasinya dan dilakukan secara independen. Apabila terdapat ketidaksesuaian dalam audit internal tersebut maka dibuat laporan NCR (Non Conformity Report) oleh seorang auditor dan menentukan jenis ketidaksesuaian tersebut termasuk major atau minor. Organisasi yang diaudit (auditee) harus melakukan tindakan koreksi terhadap semua temuan kecuali kategori observasi. Namun bagi organisasi yang sungguh-sungguh dalam penerapan ISO 9001, temuan kategori apapun akan ditindaklanjuti.
Namun demikian tidak jarang audit internal hanya dijalankan untuk memenuhi persyaratan yang diminta ISO 9001 saja. Tidak ada semangat, tidak ada greget dan tidak ada kekuatan didalamnya. Semua dilakukan hanya sekadar saja. Seharusnyalah internal audit dilakukan dengan optimal sehingga ISO 9001 dapat berfungsi sebagai alat strategis organisasi untuk mencapai visinya. Agar internal audit benar-benar memiliki kekuatan, ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan sebagaimana diuraikan berikut ini
1. Memperbaharui checklist pertanyaan Audit Internal sesuai persyaratan ISO 9001:2015. Checklist pertanyaan ini berfungsi sebagai panduan seorang auditor dalam melakukan audit internal. sehingga tidak ada persyaratan yang tidak diaudit. Pengalaman kami checklist pertanyaan ini jarang dilakukan revisi dan menyesuaikan dengan core business organisasi tersebut serta dokumen-dokumen organisasi seperti SOP, Intruksi Kerja. Selain persyaratan ISO 9001:2015, SOP, IK atau form yang lain bisa ditambah, dikurangi .
Perbaikan bisa dilakukan karena ditemukannya cara kerja yang lebih baik. Penambahan dilakukan karena adanya ekspansi kegiatan atau perluasan ruang lingkup kerja. Demikian juga pengurangan dapat saja terjadi karena aktivitas tertentu tidak ada lagi. Hal yang paling penting sehingga daftar periksa harus diperbaharui adalah untuk memasukkan proyek atau program-program perbaikan yang sedang digalakkan dalam organisasi. Misalnya dalam perusahaan sedang ada proyek Six Sigma, kegiatan audit dapat membantu memonitor pelaksanaannya dengan memasukkannya dalam daftar periksa audit. Sangat lucu dan tak berwibawa apabila daftar periksa kita tidak nyambung dengan aktivitas auditee.
Apabila Anda membutuhkan contoh checklist pertanyaan Audit Internal bisa mendowloadnya DISINI
2. Hal yang berikutnya adalah seorang auditor internal harus memahami proses kerja dibagian/departemen yang akan diaudit. Jangan sampai seorang auditor tidak memahami proses kerja departemen auditee sehingga audit internal hanya dilakukan secara formalitas saja. Sebaiknya sebelum auditor mengaudit bagian yang telah ditentukan mempelajari seluruh Standard Operating Procedure (SOP), work intruction maupun dokumen-dokumen yang lain.
3. Audit Internal harus lebih dalam dan detail dibandingankan dengan audit sertifikasi/surveilance. Salah satu tujuan audit internal adalah sebagai persiapan audit surveillance. Auditor internal harus dapat memprediksi arah pertanyaan-pertanyaan auditor surveillance, sehingga ia dapat menyusun strategi audit agar apa yang diauditnya merupakan hal-hal yang kemungkinan besar akan diaudit auditor surveillance, ditambah pertanyaan-pertanyaan yang lebih detail dan mendalam. Sesungguhnya auditor internal lebih mengetahui kelemahan-kelemahan dalam organisasinya dan berdasarkan pengetahuan tersebut dapat menyusun pertanyaan-pertanyaan audit yang lebih tajam. Dengan pertanyaan-pertanyaan audit yang lebih tajam, kesiapan auditee menghadapi audit surveillance akan lebih teruji.
Untuk membuat audit internal yang lebih keras, mandalam dan tajam tentu perlu disiapkan auditor internal yang handal. Auditor kepala atau penanggung-jawab audit dapat memilih dan melatih auditor yang handal dengan memberikan pelatihan- pelatihan yang terarah dan terprogram. Selain teknik audit yang mumpuni, pengetahuan auditor tentang departemen yang akan diaudit sangat penting. Untuk itu auditor kepala perlu mengundang kepala departemen atau yang mewakili yang sangat paham dengan pekerjaan didepartemennya untuk memberikan pelatihan kepada auditor-auditor internal di organisasi atau perusahaannya.
Tsa Kaizen Consulting siap menjadi mitra perusahaan Anda dalam memberikan pelatihan auditor-auditor internal perusahaan Anda. Penawaran pelatihan internal audit bisa Anda hubungi 0813-6145-4283 atau email ke: technical.support@tsakaizenconsulting.com / deasy@tsakaizenconsulting.com.
4. Auditor internal dipilih dari semua departemen dan saat pembagian tugas harus dihindarkan jangan sampai terjadi “saling tukar” temuan. Agar implementasi ISO 9001 berjalan dengan baik, auditor internal harus dipilih dari semua departemen yang ada dalam sebuah organisasi. Dengan demikian rasa memiliki semua departemen akan muncul. Rasa memiliki akan mengurangi resistensi dalam penerapan sebuah program demikian juga ISO 9001. Dampak negatifnya adalah bila auditor dari departemen A mengaudit ke departemen B dan auditor departemen B mengaudit ke departemen A, sering terjadi “kongkalikong” sehingga masing-masing auditor tidak menuliskan temuan-temuan mereka atau paling tidak tidak menuliskan semuanya. Ini tentu akan melemahkan hasil audit.
Selain itu ada juga beberapa perusahaan memberikan reward kepada auditor yang bisa memberikan improvisasi perkembangan perusahaan maupun ke auditee yang tidak memiliki ketidaksesuaian (finding).
Semoga tips ini bisa bermanfaat bagi perkembangan perusahaan Anda kedepan lebih konsisten dan selalu betumbuh dan bekembang.