Training Need Analysis & Design of Training System With ISO 10015

“LEARNING IS NEVER END”……”LONG LIFE EDUCATION” 

Belajar adalah proses yang takkan pernah berakhir bagi orang-orang yang yang terus ingin mengembangkan diri. Haus akan ilmu dan informasi ter up date adalah ciri dari manusia yang ingin terus maju. Andreas Harefa mengistilahkan ”Menjadi Manusia Pembelajar”.
Bukti Bahwa Belajar merupakan proses yang tidak pernah berakhir adalah: Sejak kita berada di rahim ibu kita sudah mulai belajar untuk mendengar dan memahami setiap aksi yang diberikan oleh ibu. Ketika kita dilahirkan ke muka bumi ini pun, kita belajar untuk mengenal orang-orang yang ada di dekat kita. Kita terus belajar untuk berbicara, berjalan, mengenal benda-benda, dan banyak hal lagi yang kita pelajari ketika kita kecil. Ternyata proses belajar terus berlanjut dengan adanya belajar tambahan selain belajar di rumah, yaitu dengan masuknya kita dalam institusi pendidikan. Kita belajar di TK, SD, SLTP, SLTA, & Perguruan Tinggi atau Universitas. Meskipun kita sudah menghabiskan waktu bertahun-tahun belajar dalam institusi pendidikan ternyata itu juga belum cukup. Selain kita harus melakukan pembelajaran terhadap proses kehidupan ini, Kita harus belajar untuk siap terjun di dunia kerja, kita juga harus terus belajar di tempat dimana kita bekerja agar dapat memberikan konstribusi terbaik bagi perusahaan.
 
Perusahaan dalam menjalankan bisnisnya tentu memiliki target-target besar demi perkembangan perusahaan. Agar dapat tetap survive dalam berkompetisi dan  memelihara Market Position, perusahaan harus memiliki kapasitas dan kapabilitas untuk membuka Special know-how/core competencies-nya, merespon kebutuhan dan harapan konsumen, memantau pergerakan kompetitor dan mempertahankan Core Competencies-nya. Untuk mencapai itu semua maka perusahaan harus siap untuk melakukan perubahan-perubahan (inovasi) dalam segala aspek yang dibutuhkan. Perubahan tidak dapat dihindari. Para filsuf bilang ”tidak ada yang abadi kecuali PERUBAHAN itu sendiri”.
 
Untuk menghadapai perubahan-perubahan tersebut maka seluruh elemen yang terlibat dalam sebuah perusahaanpun harus siap untuk merespon dan menyetimbangkan diri pada perubahan-perubahan tersebut. Maka dari itulah Proses pembelajaran personal harus dilakukan oleh setiap individu dalam sebuah perusahaan. Proses pembelajaran untuk peningkatan kompetensi para karyawan.
 
Dalam hal ini maka para praktisi HR lah yang harus tanggap dan bijak dalam menyikapi. Apakah kompetensi yang dimiliki oleh karyawan sekarang sudah cukup untuk melakukan perubahan-perubahan itu. Ketika ternyata terdapat Gap atau deviasi antara kompetensi karyawan hari ini dan yang di butuhkan maka perlu adanya tindakan untuk meminimalisir Gap atau deviasi tersebut bahkan hingga mencapai pada garis yang sama antara kompetensi sekarang dengan yang dibutuhkan.
 
Banyak cara yang dapat dilakukan untuk menghilangkan Gap tersebut. Salah satu cara yang sangat ampuh adalah dengan memberikan Pelatihan-Pelatihan bagi para karyawan.Hal ini sangat singkron dengan apa yang dipersyaratkan dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Tepatnya pada klausul 6.2.1 & 6.2.2. Klausul tersebut mensyaratkan bahwa :
  1. Personil yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi mutu produk Harus memiliki kompetensi atas dasar pendidikan, pelatihan, keterampilan, dan pengalaman yang sesuai.
  2. Organisasi Harus menetapkan kemampuan yang diperlukan bagi personil yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi mutu produk,
  3. Organisasi Harus menyediakan pelatihan atau melakukan tindakan lain untuk memenuhi kebutuhan ini,
  4. Organisasi Harus mengevaluasi (menilai) keefektifan tindakan yang dilakukan,
  5. Organisasi Harus memastikan bahwa personel sadar akan relevansi & pentingnya kegiatan mereka & bagaimana sumbangan mereka bagi pencapaian sasaran mutu, dan
  6. Organisasi Harus memelihara rekaman yang sesuai dari pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman (lihat 4.2.4).
  7. Karyawan disemua tingkatan adalah inti dari organisasi dan keterlibatan mereka secara penuh dapat digunakan untuk keuntungan organisasi (ISO 9000:2008).
Melihat persyaratan tersebut diatas maka wajar saja bagi perusahaan yang telah mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2008 sering mengirimkan karyawannya untuk mengikuti pelatihan yang sifatnya In House Training maupun Public Training. Bahkan bagi perusahaan yang ingin melakukan perbaikan terus menerus (Continual Improvement) maka akan mengadop ISO 9004:2000. Dalam ISO ISO 9004:2000 juga ada mensyaratkan yang berkaitan dengan manajemen sumber daya manusia sebagai berikut:
  1. Manajemen harus memperbaiki efektivitas dan efisiensi organisasi termasuk Sistem Manajemen Mutu melalui keterlibatan dan dukungan karyawan.
  2. Manajemen harus mempertimbangkan kebutuhan kompetensi saat ini dan masa yang akan datang dengan membandingkan kompetensi yang telah ada di perusahaan.
  3. Perencanaan untuk pendidikan dan pelatihan harus memperhitungkan perubahan dari proses organisasi, langkah pengembangan karyawan dan budaya organisasi . Sasarannya untuk menyediakan karyawan dengan pengetahuan dan kecakapan dan pengalaman untuk meningkatkan kompetensi.
 
Oleh karena itu praktisi HR terus berusaha untuk menyetimbangkan kompetensi saat ini dengan kompetensi masa yang akan datang atau yang diharapkan dengan cara memberikan pelatihan.
 
Meskipun demikian tidak jarang kita jumpai bahwa praktisi HR pada mengeluh karena meskipun pelatihan-pelatihan sudah diberikan kepada karyawan namun tetap saja tidak memberikan perubahan yang signifikan bagi kinerja dan kompetensi karyawan tersebut. Sehingga tidak dapat memberikan konstribusi besar bagi pertumbuhan perusahaan. Maka yang menjadi pertanyaan besar adalah :
  1. Apakah Memberikan pelatihan merupakan solusi terbaik?
  2. Apakah Jenis pelatihan yang diberikan tepat untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi?
  3. Apakah karyawan yang mengikuti pelatihan sudah sesuai dengan peran dan fungsinya dalam perusahaan?
  4. Apakah tujuan dan manfaat pelatihan dapat memberikan konstribusi pada rencana strategic perusahaan?
  5. Apakah metode pelatihan yang dilakukan sudah tepat & aplicable?
  6. Apakah Pelatihan sudah dirancang dengan baik?
  7. Apakah pelatihan sudah dievaluasi perjalannya (proses) dan hasilnya (output)?
Masih banyak lagi pertanyaan yang perlu kita jawab sehingga praktisi HR dapat memastikan bahwa pelatihan yang diberikan pada karyawan benar-benar dapat meminimalisir gap tersebut.
 
Itulah sebabnya sebelum memutuskan solusi yang diberikan maka praktisi HR sebaiknya melakukan analisa kendala-kendala yang dihadapi perusahaan. Mengumpulkan data dan informasi akurat yang berkaitan dengan kebutuhan pelatihan. Inilah yang disebut dengan Analisis Kebutuhan Pelatihan (Training Need Analysis).
 
Secara umum Analisis Kebutuhan Pelatihan didefinisikan sebagai suatu proses pengumpulan dan analisis data dalam rangka mengidentifikasi bidang-bidang atau faktor-faktor apa saja yang ada di dalam perusahaan yang perlu ditingkatkan atau diperbaiki agar kinerja pegawai dan produktivitas perusahaan menjadi meningkat. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memperoleh data akurat tentang apakah ada kebutuhan untuk menyelenggarakan pelatihan.
 
Mengingat bahwa pelatihan pada dasarnya diselenggarakan sebagai sarana untuk menghilangkan atau setidaknya mengurangi gap (kesenjangan) antara kinerja yang ada saat ini dengan kinerja standard atau yang diharapkan untuk dilakukan oleh si pegawai, maka dalam hal ini analisis kebutuhan pelatihan merupakan alat untuk mengidentifikasi gap-gap yang ada tersebut dan melakukan analisis apakah gap-gap tersebut dapat diminimalisir atau dihilangkan melalui suatu pelatihan. Dari proses ini maka akan diperoleh jenis pelatihan apa saja yang tepat dan dibuthkan sebagai solusi.
 
Langkah selanjutnya ketika sudah didapat jenis training apa yang dibutuhkan maka pihak penyelenggara pelatihan (HRD atau Divisi Training) dapat merancang pelaksanaan pelatihan (Design of Training System).  Merancang pelaksanaan pelatihan juga merupakan langkah yang tidak kalah pentingnya dengan langkah menganalisa kebutuhan training. Karena jika jenis pelatihan yang dipilih sudah tepat tetapi pelaksanaan pelatihannya tidak tepat maka hasil yang diperoleh juga akan tidak maksimal.
 
Oleh karena itu kita harus merancang pelatihan dengan baik. Pertanyaan yang muncul adalah bagaimana agar dapat merancang pelatihan yang efektif dan tepat sasaran. Sebuah jawaban cerdas yang dapat diberikan adalah dengan ”Merancang Sistem Pelatihan Berdasarkan ISO 10015”.
 
Standar ISO 10015 adalah Sebuah Standar yang menjamin kualitas Pelatihan dan Pendidikan. ” Its function is to ensure the impact & the effectiveness of Training Systems & programmes in your organization so that a higher Return On Investment (ROI) can be attained. Perampungan konsep dalam ISO 10015 ini melalui perjalanan panjang yang diawali dengan adanya International Meetings yang dilaksanakan pertama kali di Budapest tahun 1993, kemudian di Paris & Toronto tahun 1994, Kemudian di Frankfurt & Durban tahun 1995, Lalu di Genewa & Tel Aviv tahun 1996, dan terakhir di Goteborg & Rio de Janeiro pada tahun 1997. 
 
ISO 10015 ini sendiri akhirnya dipublikasikan pada tanggal 15 Desember tahun 1999. Ruang lingkup ISO 10015 ini mencakup pengembangan, Impelementasi, Pemeliharaan, dan perbaikan Strategi dan sistem dalam pelatihan yang mempengaruhi kualitas produk dan jasa yang disediakan oleh organisasi.
 
Terdapat 4 (empat) langkah besar  yang harus dilakukan dalam proses pelatihan, yaitu :
 
  • Define Training Needs
  • Design & Plan Training
  • Provide for Training
  • Evaluate Training Outcomes
 
Keempat langkah tersebut merupakan sebuah siklus dan kemudian di breakdown lagi menjadi beberapa langkah taktis dan teknis dalam realisasi pelatihan dalam sebuah perusahaan. Dengan mengadop Design of Training System ISO 10015 tersebut maka perusahaan akan memiliki peluang besar untuk meminimalisir dan menghilangkan gab antara kompetensi karyawan hari ini dan yang akan dibutuhkan. Bagi perusahaan yang sudah mapan HR dan Training Centernya maka dapat melakukannya sediri di internal perusahaan. Namun bagi perusahaan yang ingin di bantu proses pelaksanaannya maka dapat memberdayakan konsultan dan lembaga training independen terkemuka yang ada saat ini, sehingga perusahaan benar-benar dapat mendapatkan hasilnya.