TsaKaizenConsulting.Com (AA) – Hal yang harus diperhatikan dalam mengimplementasikan Sistem Manejemen Mutu ISO 9001:2015 adalah prinsip manajemen mutunya. Tentu hal ini perlu jadi perhatian top manajemen dan seluruh karyawan yang mengimplementasikan ISO 9001:2015 sehingga sistem manajemen mutu yang dijalankan memberikan manfaat bagi seluruh karyawan dan konsumen.
Berikut beberapa prinsip manajemen mutu ISO 9001:2015 yang harus Anda pahami:
1. Fokus Pada Pelanggan (Customer Focus)
Merupakan hal mendasar yang harus diperhatikan ketika menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 adalah fokus pada pelanggan. Ketika masing-masing bagian/unit/orang berfokus pada pelanggan hasil kerja yang dihasilkannya harus berkualitas, maka perusahaan/organisasi tersebut tumbuh dan berkembang. Pelanggan berdasarkan ISO 9001:2015 tidak hanya end user saja (eksternal), tetapi juga pelanggan internal.
Mengklasifikasikan pelanggan internal dan eksternal perusahaan/organisasi Anda , akan membantu dalam memenuhi persyaratan klausul 4.1 dan 4.2. Hal yang kita harapkan fokus pelanggan adalah customer satisfaction (kepuasan Pelanggan).
2. Kepemimpinan (Leadership)
Prinsip manajemen mutu yang kedua adalah kepemimpinan (Leadership). Berjalan efektif dan efisiennya sistem manajemen mutu suatu perusahaan/organisasi tergantung kepimpinan dari top management perusahaan/organisasi tersebut. Dalam ISO 9001:2015 peran Top Management sangat dituntut sekali terlibat dalam implementasi ISO 9001:2015 dan tidak hanya berfokus pada sertifikat ISO 9001:2015 saja.
3. Pelibatan Orang (engagement of People)
Pentingnya melibatkan orang yang berada dalam perusahaan/organisasi baik level tertinggi sampai level terendah dalam mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Semua orang diharapkan memberikan kontribusinya dalam pertumbuhan dan perkembangan perusahaan/organisasi tersebut.
4. Pendekatan Proses (Process approach)
Memahami dan mengelola proses yang saling terkait sebagai suatu sistem yang berkontribusi untuk efektifitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai hasil yang diinginkan. Pendekatan ini memungkinkan organisasi untuk mengendalikan hubungan timbal balik dan saling ketergantungan antara proses dari sistem, sehingga kenirja keseluruhan organisasi dapat ditingkatkan.
Pendekatan proses melibatkan definisi sistematik dan pengelolaan proses serta interaksinya, agar supaya hasil yang diinginkan tercapai sesuai dengan kebijakan mutu dan arahan strategik oranisasi. Proses dan sistem manajemen sebagai keseluruhan dapat dicapai dengan siklus PDCA (plan-do-check-act) dengan berbasiskan resiko dan peluang.
Penerapan pendekatan proses pada sistem manajemen mutu memungkin untuk :
- Memahami dan secara konsisten memenuhi persyaratan.
- Mempertimbangkan proses dalam hal penambahan nilai.
- Capaian kinerja proses yang efektif.
- Peningkatan proses yang didasari oleh evaluasi data dan informasi.
5. Peningkatan (Improvement)
Organisasi harus menentukan dan memilih peluang untuk tindakan peningkatan dan penerapan seperlunya untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Peningkatan ini harus mencakup
- Meningkatkan produk dan jasa untuk memenuhi persyaratan serta untuk kebutuhan dan harapan masa depan.
- Memperbaiki, mencegah atau mengurangi pengaruh yang tidak diinginkan.
- Meningkatkan kinerja dan kefektifikan sistem manajemen mutu
Peningkatan bisa dilakukan melalui koreksi, tindakan korektif, perubahan terobosan, inovasi dan re-organisasi.
6. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Bukti (evidence based decision making)
Dalam menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 tentu banyak tantangan dan hambatan yang dialami sebuah perusahaan/organisasi baik yang berasal dari eksternal amupun internal organisasi.
Tentu dalam mengambil keputusan dalam menghadapai tantangan dan hambatan tersebut harus beradasarkan bukti atau data yang ada sehingga sistem manajemen mutu tidak mudah berubah-ubah.
7. Manajemen Relasi (Relationship Management)
Manajemen relasi juga terkait dengan kemampuan memberdayakan setiap orang yang terkait dengan kita (stake holder), sehingga interaksi kita bisa bersifat efektif dalam dimensi manfaat/fungsi dan dimensi psikis (sebuah interaksi yang menyenangkan).
etika setiap relasi berlangsung dengan win-win maka kita bisa mengharapkan munculnya sinergi dalam setiap relasi, dan mengurangi peran kita sebagai penyelamat (karena ada pihak lain yang mengalami masalah), penolong (karena adanya over dependency).
Dalam konteks organisasi, manajemen relasi yang baik akan membuat staf kita tidak terlalu tergantung pada kita dan kita bisa menjaga hubungan dengan atasan yang saling menghargai, sehingga produktivitas di tempat kerja bisa terus ditingkatkan. dalam konteks bisnis, organisasi saling mensupport dan saling menguntungkan.