Cara Membuat Standar Operasional Prosedur Perusahaan

Pedoman Operasional Standar/ Standard Operating Procedure(SOP) merupakan pedoman perusahaan dalam mengarsip pekerjaan dan membangun keseragaman dalam operasional perusahaan. SOP masing-masing perusahaan berbeda dalam menyusun SOP-nya, tergantung kompleksitas perusahaan dan core business. Namun beberapa perusahaan Standar Operasional Prosedurnya hanya menjadi pajangan di rak/lemari tempat kerja dan ada juga sebagian SOP yang dibuat tidak bisa dijalankan.

Sebelum membahasn bagaimana cara membuat standar operasional procedure, harus dipahami terlebih dahulu fungsi dari Standar Operasional Prosedur tersebut.

Fungsi Dasar Standar Operasional Prosedur

Secara umum ada 2 fungsi dasar penyusunan dan penerapan Standar Operasional Prosedur

1. Sebagai Rujukan/Pedoman Bagi Kegiatan Operasional Yang Selalu Diiperbaharui

Tindakan-tindakan pekerjaan semisal alur pemasaran dan penjualan, pengiriman barang dari logistik, hingga pelayanan pelanggan semua akan tertata dengan rapi (terstruktur) dengan merujuk pada  SOP ini. SOP disarankan bahkan diharuskan untuk diperbarui apabila adanya alur kerja yang berubah sehingga harus adanya pembaruan berdasarkan keputusan auditor Internal maupun auditor badan sertifikasi.

2. Sebagai arsip pelacakan kegiatan operasional, penilaian, dan perbaikan

SOP akan menjadi bukti otentik bagi alur pekerjaan yang memerlukan arsip karena SOP biasanya memiliki formulir kerja semisal berita acara presentasi produk oleh staf marketing, berita acara kunjungan onsite layanan pelanggan, bukti pengiriman barang, dll. Dengan adanya audit jaminan mutu berkala secara internal dan eksternal sebagai penilaian, perbaikan-perbaikan untuk penyempurnaan harus dilakukan.

Tahapan Membuat Standar Operasional Prosedur

Standar Operasional Prosedur (SOP) yang baik tidak bisa dibuat oleh satu orang saja, namun disesuan bersama dengan berbagai bagian yang berkompeten sehingga SOP yang disusun menggambarkan tentang realita perusahaan tersebut. Berikut tahapan dalam membuat Standar Operasional Prosedur:

1. Membentuk Team Khusus Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Tim terdiri dari tenaga kompeten dari setiap bagian/ divisi perusahaan misalnya manajer pemasaran, manajer produksi, manager quality dan lain-lain. Jika diperlukan, libatkan konsultan jaminan mutu untuk mendapat informasi/ masukan yang tepat.

2. Pembagian Tugas Team

Tenaga yang telah ditetapkan melalui surat penunjukan dari top management harus diberikan tanggung jawab dan wewenang yang jelas dalam memetakan deskripsi pekerjaan di masing divisinya.

3. Penentuan Sasaran Penerapan Standar Operasional Prosedur

Masing tenaga ahli masing-masing divisi menentukan mana pekerjaan yang membutuhkan standar operasional prosedur mana yang tidak perlu atau hanya butuh instruksi kerja saja.

4. Penentuan Waktu dan Tempat Penerapan SOP

Perkirakan waktu pelaksanaannya setelah verifikasi/ persetujuan atas SOP yang dibuat termasuk tempat yang sesuai yaitu divisi masing-masing.

5. Mendokumentasikan Jenis Kegiatan di Masing-masing Divisi

Setelah tim memetakan alur kerja setiap divisi yang dipegangnya, catat apa saja jenis kegiatan operasional yang selalu dilakukan. Pencatatan ini dalam bentuk flow chart/ perinci beserta penjelasannya.

6. Menyusun Alur Kerja, Instruksi Kerja dan Fomulir Pendukung

Alur kerja (flow chart) menjelaskan tentang urutan kerja mulai dari awal proses pekerjaan/kegiatan sampai pekerjaan dianggap sudah selesai. Instruksi Kerja menggambarkan tentang urutan kerja suatu pekerjaan yang selalu berulang-ulang seperti Instruksi kerja Penangan Keluhan Pelanggan, Instruksi Pengambilan Sampel Material. Fomulir Pendukung merupakan tempat mencatat hasil kerja/record dari alur kerja maupun instruksi kerja.

7. Melakukan Tukar Pendapat Dengan team

SOP yang telah dibuat oleh masing-masing divisi, diharapkan dilakukan rapat untuk tukar pendapat dengan team lain sehingga SOP yang disusun lebih komprehensif.

8. Meminta Input dari Pelaksana SOP

Tindakan ini diperlukan agar pelaksana SOP dapat memberikan masukan atas temuan yang kurang

9. Evaluasi dan Lakukan Perbaikan

Ketika mendapat masukan dari pelaksana SOP, maka team melakukan perbaikan terhadap SOP tersebut.

10. Mengesahkan SOP Oleh Top Management.

Setelah uji coba dinyatakan tidak ada masalah dalam pelaksanaan, Top Management (Management Representative) perusahaan berhak memverifikasi dan memberi persetujuan.

11. Melakukan Sosialisasi Ke Masing-Masing Pelaksana SOP

Sosialisasi SOP dapat dilakukan dengan adanya rapat yang melibatkan semua divisi untuk memastikan bahwa ketika implementasi memang sudah siap

12. Melakukan Monitoring dan Analisa

Dalam beberapa bulan ke depan hingga setahun, pemantauan berkala harus selalu dilakukan untuk menilai apakah ada kendala, kriteria yang salah, tidak efektif, dan lain-lain.

Demikian cara penyusunan Standar Operasional Prosedur atau Standard Operating Procedure (SOP) dari kami. Jika ada masukan, silakan komentari di kolom komentar di bawah ini.